1. Objeto

Estos Términos Específicos regulan el uso de Dikia, la plataforma de gestión legal para cadenas hoteleras de Mind, accesible en dikia.ai, y se aplican junto a las Condiciones Generales de Contratación.

2. Descripción del servicio

Dikia centraliza los expedientes, licencias, contratos y plazos de las distintas propiedades de una organización, e incorpora un asistente de inteligencia artificial que lee los documentos aportados y extrae de ellos los datos relevantes, incluidos documentos escaneados mediante reconocimiento óptico de caracteres.

La suscripción comprende, en el alcance del pedido: el acceso a la plataforma y a sus módulos de expedientes, licencias, contratos y calendario; la biblioteca documental; el sistema de alertas y avisos; la gestión de usuarios y permisos por rol; las funcionalidades de extracción documental descritas en la cláusula 4; y el alojamiento, la operación y el mantenimiento del servicio.

3. Dónde residen los documentos

Esta cláusula define el reparto de responsabilidades sobre la documentación y es esencial para entender el servicio:

• Los documentos permanecen en el repositorio o almacenamiento documental que designe el Cliente. Dikia no los replica ni los conserva en su propio entorno.
• Para procesarlos, la plataforma los lee en el momento de la operación —incluido el reconocimiento óptico de caracteres y la extracción por inteligencia artificial— sin almacenar el contenido del documento.
• Lo que Dikia sí conserva es: los metadatos extraídos y los que el Cliente introduce —tipo de expediente, referencias, fechas, vencimientos y estado—, y las representaciones vectoriales del contenido, necesarias para la búsqueda semántica y para que el asistente pueda localizar la información relevante.
• Esas representaciones vectoriales son un derivado del contenido y pueden reflejar información personal contenida en los documentos. Se tratan con las mismas medidas de seguridad, cifrado y aislamiento por cliente que el resto de la plataforma, y se suprimen conforme a la cláusula 9.

En consecuencia, la disponibilidad, la integridad y las copias de seguridad del almacenamiento documental corresponden al Cliente. Mind responde de la disponibilidad de la plataforma, no de la del repositorio del Cliente ni de la accesibilidad de los documentos que en él residan; los periodos de indisponibilidad de ese repositorio no computan a efectos del Acuerdo de Nivel de Servicio.

Si el Cliente elimina, mueve o revoca el acceso a un documento en su almacenamiento, Dikia dejará de poder mostrarlo o procesarlo, y conservará únicamente los metadatos y el índice asociados hasta que el Cliente los elimine.

4. Dikia no presta asesoramiento jurídico

El Cliente reconoce y acepta expresamente que:

• Dikia es una herramienta de gestión y organización documental. No presta servicios de asesoramiento jurídico ni de representación, y no sustituye el criterio de los abogados o asesores del Cliente.
• La información que ofrece la plataforma, incluidos los resúmenes, extracciones, clasificaciones y alertas, tiene carácter meramente informativo y de apoyo a la gestión.
• Mind no verifica la exactitud, la vigencia ni la completitud de los documentos que el Cliente incorpora, ni la corrección jurídica de su contenido.

5. Alertas y plazos

Esta cláusula es esencial. El sistema de alertas y avisos de vencimiento es una ayuda a la organización del Cliente y no un sistema de garantía de cumplimiento.

El control efectivo de los plazos, la renovación de licencias y autorizaciones, la presentación de escritos y el cumplimiento de cualquier obligación legal o administrativa siguen correspondiendo íntegramente al Cliente, que deberá mantener sus propios mecanismos de control.

Las alertas dependen de que la información introducida sea correcta, completa y esté actualizada, tarea que corresponde al Cliente. Mind no responde de las consecuencias derivadas de la caducidad de una licencia, de la pérdida de un plazo o del incumplimiento de una obligación, cualquiera que sea su causa, incluida la falta de emisión, el retraso o el error de una alerta.

6. Extracción documental e inteligencia artificial

El asistente de inteligencia artificial y el reconocimiento óptico de caracteres leen los documentos alojados en el almacenamiento del Cliente para extraer datos que faciliten su clasificación, su búsqueda y su consulta. Se aplican las siguientes reglas:

• La extracción es automática y puede contener errores u omisiones, especialmente en documentos escaneados de baja calidad, manuscritos o con formatos poco habituales. El Cliente debe verificar los datos extraídos antes de basar en ellos cualquier decisión o actuación.
• El documento original, que permanece en el almacenamiento del Cliente, prevalece siempre sobre cualquier metadato, resumen, extracción o interpretación generada por la plataforma.
• Los modelos de lenguaje se ejecutan sobre Google Cloud Vertex AI en regiones de la Unión Europea, y son actualmente Gemini, de Google, y Claude, de Anthropic. Ningún documento ni dato del Cliente se utiliza para entrenar modelos.

7. Confidencialidad reforzada y datos sensibles

La documentación que el Cliente incorpora a Dikia tiene la consideración de información confidencial de máximo nivel a los efectos de la cláusula 9 de las Condiciones Generales. El acceso del personal de Mind a los entornos que la contienen es nominativo, está limitado al estrictamente necesario para la prestación del servicio o el soporte, y queda registrado.

El Cliente reconoce que los expedientes pueden contener datos personales y, eventualmente, datos relativos a infracciones y sanciones administrativas sujetos al artículo 10 del Reglamento General de Protección de Datos. El Cliente es el responsable del tratamiento y garantiza disponer de base legal suficiente para su incorporación; Mind actúa como encargado conforme al Anexo de Tratamiento de Datos.

Si la documentación pudiera estar amparada por el secreto profesional de los asesores del Cliente, corresponde a este valorar y decidir su incorporación a la plataforma.

8. Roles, permisos y auditoría

El acceso a los expedientes se determina por rol y por alcance —propiedad, sociedad o materia—. Corresponde al Cliente la asignación de roles y la gestión de altas y bajas. Los accesos y las descargas quedan registrados y están a su disposición.

9. Datos y documentos del Cliente, portabilidad y salida

Los documentos y datos son propiedad del Cliente. Los documentos ya residen en su propio almacenamiento, por lo que no dependen de un proceso de salida: a la terminación siguen donde estaban, íntegros y accesibles.

El Cliente puede exportar en cualquier momento, en formatos abiertos, los metadatos, los expedientes, el calendario de vencimientos y el histórico de la plataforma. A la terminación se entrega una exportación completa de esa información y Mind procede a suprimir los metadatos y las representaciones vectoriales conforme al calendario previsto en el Anexo de Tratamiento de Datos.

10. Disponibilidad y soporte

El servicio se presta conforme al Acuerdo de Nivel de Servicio.

11. Documentos aplicables

Además de estos Términos Específicos, resultan de aplicación las Condiciones Generales de Contratación, el Anexo de Tratamiento de Datos, el Acuerdo de Nivel de Servicio, la Política de Uso Aceptable y las Medidas Técnicas y Organizativas de Seguridad.